Rachunki domowe warto przechowywać od kilku miesięcy do nawet kilku lat, w zależności od ich rodzaju. W przypadku rachunków za media wystarczy zwykle dwanaście miesięcy, natomiast dokumenty związane z zakupami sprzętów lub usługami budowlanymi należy trzymać dłużej – nawet przez pięć lat. Dzięki temu możemy udowodnić płatności lub złożyć reklamację, jeśli zajdzie taka potrzeba.
Dlaczego warto przechowywać rachunki?
Rachunki to dowód zapłaty oraz potwierdzenie świadczenia usługi. Mogą być potrzebne zarówno w kontaktach z dostawcami usług, jak i urzędami czy firmami ubezpieczeniowymi. Przechowywanie ich w uporządkowany sposób ułatwia kontrolę domowego budżetu i pozwala uniknąć nieporozumień.
Jak długo przechowywać poszczególne rachunki?
Rachunki za media i abonamenty
Zgodnie z przepisami, roszczenia z tytułu umów o świadczenie usług telekomunikacyjnych, energetycznych, gazowych czy wodociągowych przedawniają się po trzech latach. W praktyce jednak wystarczy zachować rachunki za ostatnie 12 miesięcy, o ile nie masz żadnych nierozliczonych należności.
Rachunki za zakup towarów i usług
W przypadku zakupów objętych gwarancją warto zachować paragon lub fakturę co najmniej przez okres obowiązywania gwarancji. Jeśli sprzedawca udziela rękojmi, dokumenty należy przechowywać do końca jej trwania, czyli maksymalnie 2 lata od dnia wydania towaru.
Rachunki związane z nieruchomością
Rachunki i faktury potwierdzające remont, budowę, zakup wyposażenia lub elementów trwałych warto zachować nawet przez 5 lat. Mogą być potrzebne np. w razie sprzedaży nieruchomości lub zgłaszania roszczeń gwarancyjnych.
Co mówią eksperci?
„Najlepiej przechowywać rachunki przynajmniej do momentu zapłaty kolejnego, aby móc w razie potrzeby udowodnić terminową realizację opłat.” — porada eksperta z serwisu finansowego.
„Dokumenty dotyczące większych zakupów warto trzymać tak długo, jak długo korzystamy z danego sprzętu lub usługi.” — rekomendacja doradcy konsumenckiego.
Jak porządkować rachunki?
- Pogrupuj rachunki według kategorii: media, zakupy, remonty, podatki.
- Oznacz koperty lub segregatory datą i rodzajem dokumentów.
- Przechowuj rachunki w formie papierowej lub zeskanowanej, w bezpiecznym miejscu.
- Regularnie przeglądaj i usuwaj niepotrzebne dokumenty po upływie okresu ich przydatności.
Przechowywanie rachunków domowych to niewielki wysiłek, który może uchronić przed stratami finansowymi i nieporozumieniami z usługodawcami. Warto więc wprowadzić prosty system archiwizacji, który ułatwi kontrolę nad dokumentami w domowym biurze.
