Rachunki i dokumenty związane z umową zlecenia należy przechowywać przez co najmniej 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło rozliczenie podatkowe z tytułu tej umowy. Wynika to z okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych, a także możliwości kontroli ze strony urzędów skarbowych czy ZUS. W niektórych przypadkach dokumenty warto zachować dłużej, np. jeśli mogą stanowić dowód w sporze sądowym lub potwierdzać przebieg zatrudnienia.
Dlaczego warto przechowywać rachunki przez 5 lat?
Zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej, zobowiązania podatkowe przedawniają się po upływie 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Oznacza to, że jeśli np. rozliczenie z umowy zlecenia nastąpiło w 2023 roku, rachunki należy przechowywać co najmniej do końca 2028 roku.
„Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.” – art. 70 §1 Ordynacji podatkowej
Rachunki do umowy zlecenia a kontrola ZUS i urzędów
Rachunki potwierdzające wypłatę wynagrodzenia zleceniobiorcy mogą być również przedmiotem kontroli ze strony ZUS. Instytucja ta ma prawo sprawdzić poprawność naliczonych i odprowadzonych składek. Dlatego też rachunki i umowy zlecenia warto archiwizować wraz z potwierdzeniami przelewów i deklaracjami ZUS.
„Dokumenty ubezpieczeniowe płatnik składek zobowiązany jest przechowywać przez okres 10 lat od dnia ich przekazania do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.” – informacja ZUS
Jak bezpiecznie przechowywać rachunki?
Najlepiej, jeśli rachunki i umowy są przechowywane zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku wersji cyfrowych można wykorzystać zeskanowane kopie lub pliki PDF z podpisem elektronicznym. Warto pamiętać, że zgodnie z prawem, dokument w formie elektronicznej jest ważny, jeśli można potwierdzić jego autentyczność i integralność danych.
Praktyczne wskazówki dotyczące archiwizacji:
- Porządkuj dokumenty rocznikami i rodzajami umów.
- Twórz kopie zapasowe w chmurze lub na zewnętrznym nośniku.
- Nie niszcz rachunków wcześniej niż po upływie 5 lat od końca roku rozliczeniowego.
- W przypadku wątpliwości, przechowuj dokumenty do 10 lat – szczególnie, jeśli dotyczą długoterminowych rozliczeń lub wysokich kwot.
Podsumowanie
Odpowiednie przechowywanie rachunków do umowy zlecenia to nie tylko wymóg formalny, ale też forma zabezpieczenia interesów obu stron. Minimum 5-letni okres przechowywania pozwala uniknąć problemów podczas ewentualnych kontroli i jest zgodny z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego. Dobrze zorganizowane archiwum dokumentów może okazać się nieocenione przy rozliczeniach, wniosku o kredyt czy potwierdzaniu doświadczenia zawodowego.
