Rachunki za czynsz należy przechowywać co najmniej przez 6 lat od daty ich wystawienia. To okres, w którym może dojść do roszczeń finansowych, reklamacji lub kontroli podatkowej. W praktyce jednak wielu ekspertów zaleca, aby zachować dokumenty dłużej — szczególnie przy wynajmie mieszkania czy prowadzeniu działalności gospodarczej w lokalu.
Dlaczego warto przechowywać rachunki za czynsz?
Rachunki za czynsz są dowodem na regularne opłacanie zobowiązań wobec właściciela nieruchomości lub spółdzielni mieszkaniowej. W sytuacji sporu, opóźnienia w księgowaniu czy błędu administracyjnego mogą stanowić kluczowy dokument potwierdzający terminową płatność.
„Dowód uregulowania rachunku jest podstawą do dochodzenia swoich praw w przypadku roszczeń finansowych, dlatego dokumenty te powinny być przechowywane co najmniej przez okres przedawnienia roszczeń cywilnych.” — źródło: porady prawne
Okres przedawnienia roszczeń
Zgodnie z kodeksem cywilnym, większość roszczeń finansowych przedawnia się po upływie 6 lat. W przypadku opłat za czynsz, które są świadczeniami okresowymi, termin ten może wynosić 3 lata, jednak dla bezpieczeństwa warto zachować rachunki przez dłuższy czas.
Przykładowe okresy przechowywania dokumentów
- Rachunki za media i czynsz: minimum 6 lat
- Umowy najmu: do czasu zakończenia najmu oraz rozliczenia wszystkich zobowiązań
- Faktury VAT (dla przedsiębiorców): 5 lat od końca roku podatkowego
Cyfrowe a papierowe rachunki
Coraz częściej rachunki są przesyłane w formie elektronicznej. W takim przypadku nie ma konieczności ich drukowania. Wystarczy przechowywać pliki w bezpiecznym miejscu — np. w chmurze lub na nośniku zewnętrznym. Ważne, by dokument był czytelny i zawierał wszystkie dane potrzebne do identyfikacji płatności.
„Rachunki w formie elektronicznej są pełnoprawnym dokumentem księgowym, o ile zachowują integralność treści oraz możliwość ich odczytu.” — źródło: interpretacje podatkowe
Podsumowanie
Odpowiednie przechowywanie rachunków za czynsz to kwestia bezpieczeństwa finansowego. Zachowując je przez minimum 6 lat, zyskujemy pewność, że w przypadku sporu lub kontroli będziemy mogli wykazać terminowe regulowanie należności. Warto wprowadzić własny system archiwizacji, np. segregator lub folder cyfrowy, aby w razie potrzeby szybko odnaleźć potrzebne dokumenty.
