Rachunki za gaz należy przechowywać przez minimum 3 lata od daty ich wystawienia, a w niektórych przypadkach nawet dłużej. Okres ten wynika z przepisów dotyczących przedawnienia roszczeń z umów cywilnoprawnych. W praktyce jednak warto zachować rachunki za media, w tym gaz, przynajmniej przez 5 lat – zwłaszcza jeśli dotyczą działalności gospodarczej lub służą do rozliczeń podatkowych.
Dlaczego warto zachować rachunki za gaz
Przechowywanie rachunków nie wynika tylko z obowiązku, ale również z kwestii bezpieczeństwa. **Rachunek może być dowodem zapłaty** w przypadku sporów z dostawcą lub w sytuacji, gdy dojdzie do błędu w rozliczeniach. Przedsiębiorstwa gazowe mają prawo do dochodzenia należności w określonym czasie, ale posiadanie potwierdzenia uregulowania płatności może uchronić przed nieuzasadnionymi roszczeniami.
„Zgodnie z art. 118 Kodeksu cywilnego, roszczenia związane z umowami o świadczenie usług przedawniają się z upływem trzech lat.”
Oznacza to, że po tym okresie dostawca gazu nie może już dochodzić zapłaty za wcześniejsze rachunki — ale pod warunkiem, że klient posiada dowód zapłaty.
Rachunki papierowe a elektroniczne
W dobie cyfryzacji coraz częściej otrzymujemy rachunki w formie elektronicznej. Warto pamiętać, że rachunki elektroniczne mają tę samą wartość prawną co papierowe. Można je więc przechowywać na dysku, w chmurze lub innym bezpiecznym miejscu. Istotne jest jednak, aby kopie były czytelne i możliwe do łatwego odtworzenia w razie potrzeby.
Najlepsze sposoby archiwizacji
- Segregator na rachunki z podziałem na lata i rodzaje mediów.
- Skanowanie dokumentów i zapisywanie w folderach na komputerze.
- Tworzenie kopii zapasowych rachunków w chmurze (np. Google Drive, OneDrive).
Kiedy można wyrzucić rachunki
Jeśli minęły co najmniej 3 lata od daty płatności i nie wystąpiły żadne spory z dostawcą, rachunki można bezpiecznie zniszczyć. Warto jednak pamiętać, że w razie prowadzenia działalności gospodarczej obowiązują inne przepisy – wówczas dokumenty księgowe należy przechowywać przez 5 lat od końca roku podatkowego.
„Dokumenty potwierdzające rozliczenia podatkowe przedsiębiorcy należy przechowywać przez okres nie krótszy niż pięć lat.” – źródło: Ustawa o ordynacji podatkowej
Podsumowanie
Rachunki za gaz, mimo że wydają się drobnym dokumentem, mogą odegrać istotną rolę w sytuacji spornej. Dlatego najlepszym rozwiązaniem jest ich przechowywanie przez okres co najmniej 3 lat, a w przypadku firm – nawet 5 lat. Taki nawyk pomoże uniknąć nieporozumień i zwiększy poczucie bezpieczeństwa finansowego.
