Rachunki za internet warto przechowywać przez okres co najmniej 2 lata, a w niektórych przypadkach nawet do 5 lat. Wynika to z przepisów dotyczących przedawnienia roszczeń oraz konieczności udowodnienia dokonania płatności w razie sporów z dostawcą usług telekomunikacyjnych lub organami podatkowymi.
Dlaczego warto zachowywać rachunki za internet?
Rachunki i potwierdzenia zapłaty są dowodem uregulowania należności wobec operatora. Choć większość firm prowadzi elektroniczną ewidencję płatności, czasem zdarzają się sytuacje, w których klient musi udowodnić, że opłacił fakturę w terminie. Przydaje się to zwłaszcza w przypadku błędów w systemach rozliczeniowych.
„Zgodnie z art. 118 Kodeksu cywilnego, termin przedawnienia roszczeń wynosi co do zasady 6 lat, jednak dla świadczeń okresowych, takich jak opłata za internet, jest to 3 lata.”
Oznacza to, że rachunki warto trzymać przez minimum 3 lata, aby mieć podstawę do ewentualnych reklamacji lub obrony przed błędnym wezwaniem do zapłaty.
Jakie rachunki należy przechowywać dłużej?
Niektóre dokumenty finansowe mają znaczenie nie tylko dla samego abonenta, ale również dla urzędów skarbowych czy działów księgowości. W przypadku prowadzenia działalności gospodarczej, rachunki za internet należy przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku dochodowego.
W przypadku osób prywatnych
- Rachunki za internet – minimum 3 lata
- Potwierdzenia płatności (np. z bankowości elektronicznej) – również 3 lata
- Umowy z dostawcą – do czasu ich zakończenia oraz rozliczenia wszystkich należności
Czy można przechowywać rachunki w formie elektronicznej?
Tak, obecnie nie ma obowiązku przechowywania papierowych rachunków. Wystarczy je zachować w formie cyfrowej, np. jako pliki PDF lub zrzuty ekranu z bankowości internetowej. Ważne, by kopie były czytelne i zawierały wszystkie dane: nazwę usługodawcy, numer rachunku, kwotę i datę płatności.
„Ustawa o rachunkowości dopuszcza prowadzenie i przechowywanie dowodów księgowych w postaci elektronicznej, pod warunkiem zapewnienia dostępu do nich przez okres wymagany przepisami.”
Podsumowanie
Rachunki za internet warto przechowywać przynajmniej przez 3 lata, a w przypadku działalności gospodarczej – 5 lat. Wersje elektroniczne są w pełni wystarczające, o ile przechowywane są w sposób bezpieczny i umożliwiają szybkie odnalezienie. Taka praktyka chroni użytkownika przed nieporozumieniami i pozwala zachować porządek w domowej dokumentacji finansowej.
