Rachunki za prąd warto przechowywać co najmniej przez 3 lata, ponieważ właśnie tyle wynosi podstawowy okres przedawnienia roszczeń z tytułu umów cywilnoprawnych. Jednak w niektórych sytuacjach zaleca się trzymanie ich dłużej – nawet do 5 lat – aby zachować pełną dokumentację rozliczeń i mieć dowód w razie ewentualnych sporów z dostawcą energii.
Dlaczego warto zachować rachunki za prąd?
Rachunki za prąd nie są tylko potwierdzeniem dokonania płatności, ale także dowodem zawarcia umowy i realizacji zobowiązań finansowych wobec dostawcy. Dzięki nim można łatwo udowodnić, że zaległości nie wystąpiły lub że naliczona kara była bezpodstawna. W praktyce są to również dokumenty przydatne przy rozliczeniach z najemcami czy w sporach o zwroty kosztów mediów.
„Zachowanie rachunków przez kilka lat może uchronić konsumenta przed niepotrzebnymi problemami w przypadku błędnie naliczonych opłat” – informuje Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów.
Jak długo przechowywać poszczególne dokumenty?
- Rachunki za prąd, gaz, wodę: minimum 3 lata, najlepiej do 5 lat.
- Umowy z dostawcą energii: przez cały okres trwania umowy oraz przynajmniej 3 lata po jej zakończeniu.
- Potwierdzenia przelewów bankowych: tyle samo, co rachunki – mogą być przydatne przy ewentualnych reklamacjach.
Okres pięciu lat ma znaczenie zwłaszcza w przypadku przedsiębiorców, gdzie obowiązuje przedawnienie zobowiązań podatkowych po właśnie takim czasie. Konsument indywidualny najczęściej może ograniczyć się do trzech lat, ale utrzymywanie dokumentów dłużej nie zaszkodzi – zwłaszcza jeśli rachunki przechowywane są w formie elektronicznej, która nie zajmuje miejsca.
W jakiej formie przechowywać rachunki?
Coraz więcej firm energetycznych oferuje e-faktury. Elektroniczne rachunki za prąd są tak samo wiarygodne jak papierowe, a ich przechowywanie jest znacznie prostsze. Wystarczy zachować plik PDF w bezpiecznym miejscu, np. na dysku zewnętrznym lub w chmurze.
„Dokumenty przechowywane w formie elektronicznej mają taką samą moc dowodową jak tradycyjne rachunki” – podkreśla Ministerstwo Finansów.
Podsumowanie
Podstawowa zasada brzmi: rachunki za prąd przechowuj przez co najmniej 3 lata, a dla większego bezpieczeństwa nawet do 5 lat. Ich posiadanie może ułatwić wyjaśnienie nieporozumień z dostawcą, udowodnienie terminowych płatności i pomoże uniknąć problemów w przypadku reklamacji lub kontroli finansowej.
