Rachunki za prąd i gaz warto przechowywać przez co najmniej 5 lat od daty ich wystawienia. Wynika to z ogólnych przepisów dotyczących przedawnienia roszczeń, a także z ewentualnej konieczności udokumentowania terminowości płatności. Dłuższe przechowywanie dokumentów jest zalecane w przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą lub rozliczających media w ramach kosztów podatkowych.
Dlaczego warto przechowywać rachunki za prąd i gaz?
Rachunki za media, takie jak prąd i gaz, to nie tylko dowód opłaty, ale również dokument, który może posłużyć jako potwierdzenie adresu zamieszkania, źródło informacji o zużyciu energii lub podstawa do reklamacji.
Według Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów rachunki za media powinny być przechowywane przez okres przedawnienia roszczeń, czyli 3 lata w przypadku konsumentów
. Jednak wielu ekspertów zaleca trzymanie ich nieco dłużej – na wszelki wypadek.
Przedawnienie roszczeń i kwestie podatkowe
W polskim prawie cywilnym roszczenia związane z opłatami za media przedawniają się po 3 latach. Oznacza to, że po upływie tego terminu dostawca nie może skutecznie egzekwować należności. Rachunki z tego okresu mogą być więc istotnym dowodem, jeśli dojdzie do sporu.
Ministerstwo Finansów wskazuje, że dokumenty księgowe i podatkowe należy przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku
. W praktyce oznacza to, że jeśli rachunek za gaz został zapłacony w 2023 roku, można go bezpiecznie zniszczyć dopiero po 2028 roku.
Jak najlepiej przechowywać rachunki?
Forma papierowa
- Przechowuj rachunki w segregatorach, chroniąc je przed wilgocią i światłem.
- Podpisuj je według dat i rodzaju mediów, by łatwiej odnaleźć potrzebne dokumenty.
Forma elektroniczna
- Rachunki otrzymywane w formie e-faktur warto zapisywać na dysku lub w chmurze.
- Tworzenie kopii zapasowych zwiększa bezpieczeństwo danych i ułatwia ich dostępność.
Podsumowanie
Choć prawo wymaga przechowywania rachunków za media przez minimum 3 lata, warto trzymać je nawet do 5 lat. Pozwala to uniknąć problemów przy ewentualnych reklamacjach czy rozliczeniach podatkowych. Niezależnie od formy – papierowej czy elektronicznej – kluczowe jest zachowanie porządku i systematyczności w archiwizacji dokumentów.
