Rachunki za wodę należy przechowywać przez okres co najmniej 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano płatności. Wynika to z ogólnych zasad przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych, a także z przepisów dotyczących dokumentacji finansowej. W praktyce oznacza to, że rachunki z 2023 roku można bezpiecznie zniszczyć dopiero po zakończeniu 2028 roku.
Dlaczego warto przechowywać rachunki?
Trzymanie rachunków za wodę, prąd czy gaz może wydawać się zbędne, jednak w rzeczywistości pełnią one bardzo ważną funkcję. Mogą stanowić dowód dokonania płatności w sytuacji spornej z dostawcą usług lub urzędem. Dodatkowo są przydatne w przypadku rocznych rozliczeń lub reklamacji.
„Zachowanie rachunków przez pięć lat pozwala uniknąć problemów w przypadku kontroli czy sporów z dostawcą mediów.” – wypowiedź eksperta z portalu finansowego.
Podstawa prawna
Zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego, ogólny termin przedawnienia roszczeń wynosi 6 lat, ale w przypadku zobowiązań okresowych, takich jak opłaty za media, czas ten skrócony jest do 3 lat. Jednak urzędy skarbowe oraz organy kontrolne mogą wymagać dokumentów finansowych nawet przez okres 5 lat, dlatego rekomendowany minimalny czas przechowywania rachunków jest właśnie taki.
Najczęstsze sytuacje, w których potrzebne są rachunki:
- reklamacja błędnie naliczonej opłaty,
- potwierdzenie płatności po zmianie dostawcy,
- weryfikacja stanu konta w spółdzielni mieszkaniowej,
- rozliczenie z najemcą lub współlokatorami.
„Zdarza się, że błędy w systemach rozliczeniowych pojawiają się nawet po kilku latach. Rachunek sprzed 4 lat potrafi wtedy rozwiązać problem w kilka minut.” – komentarz z bloga o finansach domowych.
W jakiej formie przechowywać rachunki?
Rachunki można trzymać zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Coraz więcej dostawców oferuje faktury online, które można łatwo pobrać i zarchiwizować. Warto jednak zadbać o kopię bezpieczeństwa – np. w chmurze lub na dysku zewnętrznym.
Porady praktyczne:
- segreguj rachunki według roku lub rodzaju usług,
- oznaczaj te, które można już zniszczyć,
- stosuj skany lub zdjęcia dokumentów papierowych,
- pamiętaj o ochronie danych osobowych na rachunkach.
Podsumowanie
Podstawowa zasada brzmi: rachunki za wodę przechowuj przez 5 lat. Dzięki temu masz pewność, że w przypadku jakichkolwiek nieścisłości lub kontroli wystarczy sięgnąć po odpowiedni dokument, zamiast mierzyć się z trudnościami w udowodnieniu swoich racji.
